Írjuk vagy ne írjuk, az „E-mail” tárgyalás buktatói

1978 ban  Jimmy Carter akkori amerikai elnök, vajon használta volna, és megkímélte volna-e az egyiptomi és izraeli béketárgyalások résztvevőit a 13 napos Camp David-i tárgyalássorozattól, ha az e-mail már akkor széles körben elterjedt volna?

Sok ügyfelem kérdezi, hogy tárgyaljon-e e-mailben, és persze várják a nemleges válaszom. Válaszom mindig ugyanaz – „Természetesen. Néha.”. Íme, néhány kompromisszum, melyek megfontolandóak mielőtt megnyomnánk, a KÜLD gombot.

Mindnyájan tudjuk, hogy a személyes megbeszélések nyújtják a legjobb lehetőséget az árnyalt beszélgetésekhez. A testbeszéd és a tonalitás fontos az erőviszonyok feltérképezéséhez, a jelzések (a rugalmasság kifejezői) és átfogalmazások észrevételéhez. A fizikai jelenlét maximális lehetőséget ad a másik fél válaszainak felfedezéseire, nyomon követő kérdések alkalmazására, az ajánlatainkra tett válaszreakciók megfigyelésére és a „vibráció”, a tárgyalási hőmérséklet érzékelésére.

A fontos tárgyalásokon szeretem értékelni az észre nem vett, elmulasztott jelzések potenciális költségeit („8% körüli engedményre lenne szükségünk”) a kiadásokra és utazásra fordított időhöz viszonyítva. Egy nagy kereskedelmi szerződés esetén 1% megtakarítás lehetősége, egy új változó alkalmazása, vagy a megállapodás átfogalmazása egy árnyalt jelzés hatására jelentéktelenné teheti a tárgyalásra fordított utazási vagy egyéb kiadásokat.

Természetesen azért kivédhetetlen lenne a mai pörgő üzleti életben azt tanácsolni, hogy minden tárgyalásnak személyesnek kell lennie. Telefon (és az egyre gyakoribb videó konferencia) tökéletesen megfelel sok megbeszélésre. Ha csapatban tárgyal, a telefonos lehetőség egyik előnye (eltekintve az esetlegesen törölt repülőjáratoktól és rossz minőségű fedélzeti ellátástól) annak lehetősége, hogy azonnali üzenetet váltson kollegáival a tárgyalás közben is. Ez nagyon hasznos lehet, hogy rugalmas jelzéseket osszon meg, vagy stratégiai tanácsokat – csak próbáljon meg tanácsadó és nem kritikus lenni.

A telefon és videó konferencia legnagyobb hátránya az egyetértés hiánya. A bizalom és személyes kapcsolat nagyon fontos lehet egy nehéz tárgyaláson, ezért bölcs dolog fontolóra venni a személyes kézfogás, üdvözlés kezdésének lehetőségét a derűs csengő hangok helyett.

A legtöbb ember fegyelmezettebb és zártabban bánik az információk átadásával is, amikor a távolból, eszközökön keresztül kommunikál, mint egy kávé mellett. Tapasztalataim szerint minél ismeretlenebb, távolságtartóbb a kapcsolatunk tárgyalófelünkkel annál inkább felmerül a kérdés, hogy személyessé tegyük és elmélyítsük azt.

Az e-mail nagy lépés sok apróság elvesztésének lehetőségével. Persze nem azt mondom, hogy ne használjuk – gyors, szavahihető és az üzleti kommunikáció ma már 90%-ban erre alapozott. Tökéletesen használható például egy írásos ajánlat elküldésére. Ugyanakkor sose használjuk kapcsolatfelvételre, a szükségletek és prioritások feltérképezésére, vagy a másik fél ajánlatunkra tett reakcióinak megismerésére – amikor a személyes dialógus az ellenőrző kérdésekkel kritikus fontosságú. Biztosítsuk, hogy adjunk egy alkalmat telefonos hívásunk fogadására – (ezt majd máskor kifejtem).

Emlékezzen! – amikor kommunikációs lehetőségek közül választ, tartsa szem előtt a megegyezés fontosságát. Ha kétségek merülnének fel, tegye fel a kérdést magának, mit csinálna most Jimmy Carter?

Simon Letchford – Scotwork USA/Australia

Zöld hullám

Néhány éve egy üzleti vacsorán beszélgetésbe kezdtem valakivel, aki a beszélgetés elején megkérdezte, hogy mivel foglalkozom.

Amikor elmondtam, hogy trénerként és tanácsadóként tevékenykedem és tárgyalási készségek fejlesztésével foglalkozom, az illető izgatott és elég elutasító lett.

Álláspontja szerint Ő soha nem tárgyal. Mindig a maga módján oldotta meg a dolgokat, többnyire ultimátumot adva. Szerinte a tárgyalás a gyengeség jele és egyébként is Ő a beszállítóit úgy kezeli, hogy egyszerűen megmondja, nekik mit kell tenniük és ezt meg is teszik, ha pedig nem egyszerűen átmegy máshova.

Megkérdeztem, hogy mindez hogyan is működik.

Azt válaszolta, hogy jól és meg volt róla győződve, hogy mindig a legjobb üzleteket kötötte.

Ma reggel hallottam egy történetet, egy emberről, aki London belvárosában jelzőlámpa irányítóként dolgozott. Micsoda állás!

Felesége már végidős terhes volt az első gyermekükkel, amikor megindult a vajúdás. A fájások felgyorsultak, így a férj ijedtségében elhatározta, hogy mentőket hív. A mentőközpont operátora közölte, hogy legalább 30 perces késésre kell számítani a sok hívás miatt és azt javasolta, hogy a férfi vigye a feleségét a kórházba amennyiben ezt Ő maga is biztonságosnak látja. 

A férfi megfogadta a tanácsot és indulás előtt gyorsan felhívta kollegáját, elmondta a kórházba vezető útvonalat, majd arra kérte biztosítson azon az útvonalon „zöld hullámot” a gyors haladás érdekében. Abban maradtak, hogy az úton kihangosított mobilon tartják a kapcsolatot és tájékoztatja, hogy épp hol járnak. 

Nem is hallottam addig „zöld hullámról”. Persze hasznos magas rangú látogatókat, közméltóságokat, vagy vezető politikusokat így gyorsan célba juttatni. Az valóban nem nézne ki jól, ha a királynőt szállító autó megállna a lámpánál és az emberek az ablakon át mustrálnák.

Persze, ha „zöld hullám”-ban van részed egy tárgyaláson és magával ragad a gyorsulás, az remek. Isten ments, de ha bejön egy akadály, akkor új utat kell találni. Ha még sosem kellett kezelned egy zsákutcát, vagy meghátrálást, de szembesülsz, vele az elsőre nagy sokk lehet.

Sőt, ha még soha életedben nem tapasztaltad meg, hogy sarokba szorítanak, akkor valószínűleg nem voltál elég ambiciózus. Előfordult már, hogy kihagytál egy jobb üzletet?

Ezeket a kérdéseket szándékoztam feltenni beszélgetőtársamnak, amikor felesége átkiabált a termen és arra figyelmeztette, hogy jobb, ha leteszi az italát, hiszen Ő vezet haza. A feleség elhatározta, hogy aznap este ő iszik néhány pohárkával. 

Nem vagyok benne biztos, hogy 100%-ban mindig 100%-át érjük el annak, amit akarunk.

Alan Smith – Scotwork UK, tréner